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間違えない「なぜなぜ分析」のやり方・使い方

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ビジネス

ビジネスにおいて、必ず業務上の問題・クライアントとのトラブルは発生する。
そうしたときに、それぞれの問題の原因分析・原因究明をします。

私自身、業務において何回も原因分析をしているし、
新人育成のOJTにおいて、“問題解決”・”課題達成”として「なぜなぜ分析」を行いました。

何も知らずになぜを繰り返すと、「なぜなぜ分析」ができた気になるが、
実際のところ、根本原因はわからなくなり、真因にもたどり着けないことがあります。

上のようにならないために、「なぜなぜ分析」の“やり方”と”NGな事”を説明します。

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なぜなぜ分析とは

なぜなぜ分析

なぜなぜ分析とは、上のとおり、
解決したい問題や事象に対して、『なぜ』を繰り返して、
問題の真の原因を導き出すための分析ツールです。

真の原因を導き出すためには、
要因を論理的にもれなく抽出する必要があります。

導き出された真の原因に対して、対応策を実施するための分析ツールです。

なぜなぜ分析のための事前準備・意識する事

事前準備・意識する事
  • 問題(事象)を正確に把握すること
  • 問題(事象)は「主語+述語」を付け、具体的に表現すること
  • 「なぜ」と問いかける前に、前提条件(わかっていること)を
    一覧化(整理)しておくこと

STEP1
『問題(事象)を正確に把握すること』

なぜなぜ分析を行うときは、先入観・感情を入れてはいけない。
そのため、下の2点を意識する事が大事です。

  1. 誰が読んでも同じ理解となるように、問題(事象)を書き起こす
  2. 問題(事象)をそのまま表現する


STEP2
『問題(事象)は「主語+述語」を付け、具体的かつ定量的にに表現すること』

なぜなぜ分析は、問題(事象)を具体的に表現する必要がある。
述語は意識せずとも表現することができるが、
主語は忘れがちになるため意識が必要です

より具体的に表現するためには定量的に問題(事象)を表現するため
「頻度は?」「何分?」「割合?」等と意識する事

  1. 主語+述語を忘れずに付ける
  2. 定量的表現する

STEP3
『「なぜ」と問いかける前に、前提条件(わかっていること)を一覧化(整理)しておくこと』

なぜなぜ分析を始めてしまうと抽出すべきでない要因を
予め前提条件としておくことで、無駄を排除することができる。

また、なぜなぜ分析と並行して、情報整理するよりも
事前に前提条件(わかっていること)を抽出することで“手戻り”を防止にもなる。

  1. 前提条件(わかっていること)を一覧化する
     例:「初めて?」or「何回も発生している」
       「成功したときはいつ?」
       「失敗したときはいつ?」

なぜなぜ分析のやり方

具体的な問題(事象)を設定する

一番重要である問題(事象)を設定します。
問題(事象)の設定をあいまいにしてしまうと、
なぜなぜ分析がうまくできません。

STEP1STEP2STEP3を行い、
問題(事象)は具体的に設定しましょう。

問題に対して「なぜ」を出す

重要なことは下の2点を意識して、「なぜ」を深堀りしましょう。

  • 一つの「なぜ(要因)」に、2つ以上の「なぜ」を入れないこと
  • 「なぜ(要因)」に“感情”や“気持ち”は入れないこと
「なぜ」に対して、「なぜ」をつなげていく

なぜなぜ分析では、「なぜ」を深堀りしていくが、深堀りの回数は特に規定はない。
繰り返し過ぎると、混乱を招く恐れがあるため、3~5回を目安とすればよいでしょう

前後の「なぜ」と「なぜ」のつながりを確認する

上位の「なぜ(要因)」と下位の「なぜ(要因)」のつながりに矛盾がないか確認する。
矛盾を確認するために、『だから』などの接続詞でつなげると判断しやすい。

下位の「なぜ(要因)」+『だから』+ 上位の「なぜ(要因)」

なぜなぜ分析でやってはいかないNGなこと

やってはいけないNGなこと
  • あいまいな表現を使っている
  • 問題(事象)が具体的でなく、抽象的である
  • 要因と要因のつながりが矛盾している

上のリストは、『やってはいけないNGなこと』の一部です
最低限以下のことを意識すれば、OKです。

最低限 意識する事
  • 問題(事象)は具体的かつ定量的に表現すること
  • 要因と要因を「だから」でつなぎ、矛盾ないか確認すること
  • 先入観や感情をこめて、なぜなぜ分析をしないこと

最低限 意識する事の具体例

  • 具体的かつ定量的に表現
    -NG:資料作成にすごく時間がかかる。
    -OK:お客様への報告資料作成に4時間かかる
  • 「だから」でつなぐ
    - タスクが多い ➡ 「だから」 ➡ 仕事が定時に終わらない

なぜなぜ分析の一例

問題(事象)を『報告資料の提出がいつも遅れる(間に合わない)』として
なぜなぜ分析を簡単に実践しました。

一例として、参考にしてください。
※15分程度で分析した結果となるため、あくまでも一例としてください。

Next Step

なぜなぜ分析が完了すれば、次の工程は下のとおりとなります。
(いわゆるQCストーリーの一部です)

  1. 真因に対して、解決策/対応策を設定する
  2. 解決策/対応策を評価して、効果的な策を選定する
  3. 解決策/対応策の実施
  4. 効果測定
  5. 歯止め

まとめ

今回は、『なぜなぜ分析』のやり方について、説明いたしました。
突然、ビジネスで『なぜなぜ分析』をするよりも、身近な問題について
実践してみてはいかがでしょうか?

客観的に事象を捉えること・論理的に解を導き出すためには
場数を踏む必要があります。

また、ビジネスの中で、問題視していることを
『なぜなぜ分析』し、上司に提案することで
自己評価Up・ボーナスUpもあるかもしれません。

自発的に行動し、スキルUp・自己成長・自己アピールをしましょう。

最後に、なぜなぜ分析はロジックツリーの一種です。それ以外のロジックツリーを以下でまとめているので、合わせてスキルとして吸収してください。

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